Datenschutz: Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare

Für die Durchführung von Online-Beratungen und vertraulichen Gesprächen nutzen wir das Tool Microsoft Teams.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Anliegen haben dabei für uns besondere Priorität.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir ausschließlich jene personenbezogenen Daten, die für die Durchführung des jeweiligen Gesprächs unbedingt erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere:

Name bzw. gewählter Anzeigename
Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, sofern erforderlich)
Kommunikationsinhalte (z. B. Gesprächsinhalte, Chat)
Audio- und - sofern aktiviert - Videodaten
technische Metadaten (z. B. Zeitpunkt der Teilnahme)

Wir empfehlen, bei sensiblen Anliegen die Kamera deaktiviert zu lassen und - sofern gewünscht - einen neutralen Anzeigenamen zu verwenden.

Vertraulichkeit und Zweckbindung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung der Beratung bzw. Kommunikation. Eine darüber hinausgehende Verwendung der Daten findet nicht statt.

Alle im Rahmen des Gesprächs bekannt gewordenen Inhalte werden vertraulich behandelt.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Kommunikation).

Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind (Art. 9 DSGVO), erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen.

Keine Aufzeichnung ohne ausdrückliche Zustimmung

Eine Aufzeichnung von Gesprächen erfolgt grundsätzlich nicht.

Sollte im Ausnahmefall eine Aufzeichnung erforderlich sein, erfolgt diese ausschließlich:

nach vorheriger, ausdrücklicher und dokumentierter Einwilligung aller Teilnehmer:innen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
nach transparenter Information über Zweck, Umfang und Speicherdauer
mit klarer Kennzeichnung während des gesamten Aufzeichnungszeitraums

Sie sind nicht verpflichtet, an einer aufgezeichneten Sitzung teilzunehmen. Alternativ kann ein nicht aufgezeichnetes Gespräch angeboten werden.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für die Durchführung von Webinaren verwenden wir das Tool Zoom.

Im Unterschied zu vertraulichen Beratungsgesprächen werden Webinare regelmäßig aufgezeichnet.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen von Webinaren werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Name bzw. Anzeigename
E-Mail-Adresse (bei Anmeldung)
Audio- und Videodaten (sofern aktiviert)
Chatbeiträge und Interaktionen
technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Gerätedaten, Teilnahmezeitpunkt)

Aufzeichnung von Webinaren

Webinare werden aufgezeichnet, um diese im Anschluss zur Verfügung zu stellen oder für Dokumentations- und Informationszwecke zu verwenden.

Die Aufzeichnung kann insbesondere folgende Inhalte umfassen:

Präsentationen und geteilte Bildschirminhalte
Audio- und Videobeiträge von Vortragenden
Wortmeldungen oder Beiträge von Teilnehmer:innen (z. B. bei aktiver Teilnahme)

Die Aufzeichnung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Mit der Teilnahme am Webinar nach entsprechender Information erklären Sie sich mit der Aufzeichnung einverstanden.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit:

Kamera und Mikrofon deaktiviert zu lassen
keine aktiven Beiträge zu leisten
das Webinar zu verlassen

Freiwilligkeit der Teilnahme

Die Teilnahme an Webinaren ist freiwillig. Wenn Sie keine Aufzeichnung wünschen, können Sie nicht am Webinar teilnehmen oder Ihre Beteiligung entsprechend einschränken (z. B. ohne Audio-/Videoübertragung).

Empfänger und Drittlandübermittlung

Zoom ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., USA.

Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Zoom setzt geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO ein (insbesondere Standardvertragsklauseln).

Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Daten zugreifen.

Speicherdauer

Aufzeichnungen von Webinaren werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist (z. B. Bereitstellung für Teilnehmer:innen, Dokumentation), und anschließend gelöscht.